GUIA BOAS PRATICAS DE COMUNICAÇÃO EM FEIRAS E EVENTOS.
As Feiras e Eventos são canais consagrados de comunicação e marketing. De acordo com a SPturis, somente em São Paulo, ocorre um evento a cada 6 minutos.
Dados como estes deixam bem claro a importância de um evento, e são uma clara prova da força e do valor que as Feiras e Eventos trazem para as empresas e organizações. Contatar novos clientes e abrir novos mercados, lançar novos produtos, ampliar o volume de vendas, divulgar sua mensagem para um público maior , são alguns dos alvos em comum dos participantes e expositores.
Entretanto, o que aparentemente é um caminho certo para os bons resultados, na realidade se revela um pouco mais desafiador. Nesse Universo das Feiras e Eventos, existe uma falsa impressão, que é suficiente a contratação do espaço na feira ou o pagamento do patrocínio para um evento para assegurar os resultados desejados. E que muitas empresas acabam percebendo tardiamente a importância de um plano de marketing de um evento.
Como quase tudo na vida, não dá para confiar unicamente nos esforços do Organizador da Feira ou Evento em trazer resultados para o seu stand.
O evento em sí é uma grande onda que está sendo criada, mas é você que precisa pegá-la.
O Organizador irá tentar criar atração suficiente para o seus clientes e outros potenciais desejarem ir ao evento. Mas você precisa se assegurar que esses melhores clientes potenciais coloquem o SEU STAND na lista das paradas obrigatórias. E a melhor maneira de fazer isso é criar um bom plano de comunicação para o evento.
Uma pesquisa feita em 2014, pela Access Intelligence Research & Consulting, com cerca de 400 expositores nos EUA, perguntou qual foi a ação realizada que mais influenciou o aumento dos resultados no stand em relação aos anos anteriores na mesma feira. Foi elaborada uma lista com os 10 itens que mais influenciaram os resultados. O primeiro item da lista, apontado como o principal responsável por afetar positivamente os resultados da participação em feiras foi o Marketing Pré Evento.
Esse resultado deixa muito evidente a importância da comunicação para o profissional de eventos.
PRÉ EVENTO
Para bombar nas sua próxima feira, vamos ver agora quais são as ações de Marketing Pré Evento que precisam estar no seu plano de comunicação para eventos.
Das entrevistas feitas com estas 400 empresas, compilamos 7 dicas práticas para melhorar as ações de divulgação pré-evento. Vamos ver:
CONVIDE INDIVIDUALMENTE
1. Mande convites personalizados para os principais clientes e contatos de grande potencial ainda em fase de prospecção. Mande o convite por e-mail, por ligação, usando um serviço de entrega ( Loggi/Jadlog/TNT) ou uma combinação de todas estas.
CRIE OU USE UM AMBIENTE MUITO ACOLHEDOR
2. Convide os clientes potenciais ( Leads) para um café especial, ou almoço ou até jantar onde podem ter mais tempo para falar da proposta enviada.
TODOS PODEM AJUDAR
3. Facilite e estimule ao máximo os seus vendedores para enviarem convites para sues clientes e certifique que todos tem as informações certas , necessárias e atualizadas.
UNIDADE FORTALECE E REFORÇA SUA MENSAGEM
4. Alinhe a comunicação e o tema do stand e do evento nas mensagens pré-evento, no site e na comunicação pós evento.
ORGANIZE PARA ACERTAR NO ALVO
5. Estimule o cliente fazer um agendamento de dia e hora da sua visita. Assim você o atende de maneira especial. Facilite que ele tenha a localização do seu stand e que possa te contatar facilmente.
FORTALEÇA O INTERESSE
6. Ofereça brindes de qualidade que ele precisa retirar indo fisicamente no stand. Ou uma demonstração especial, ou informação, guia ou relatório exclusivo e valioso.
DIVULGUE
7. Use as redes sociais. Ao máximo.
Coloque estas dicas em prática em sua próxima feira ou evento. Não fique esperando que o Organizador faça por você. Seu cliente estará propenso a ir ao evento mas você quer se assegurar que ele vá no seu stand.
DURANTE EVENTO
É evidente que os esforços de comunicação não acontecem somente antes, mas também durante e após as feira ou eventos.
O design do stand deve ser criado pensando no fluxo das pessoas, nos vários pontos de atendimento, mesas com telas e amostras para a demonstração. Além das estações de atendimento, o stand pode servir como apoio para uma visita guiada. Ou seja, a pessoa que está atendendo os clientes poderá começar o pitch de vendas em qualquer ponto da área do stand, e após o engajamento e a qualificação do lead, começará um mini tour previamente criado pelo designer em conjunto com o time de marketing e vendas, para mostrar uma sequencia lógica de informações a serem transmitidas ao cliente.
Este tour torna a apresentação e explicações mais dinâmicas, agradáveis e visuais. O tour poderá terminar em uma mesa de atendimento com mais detalhes, e estabelecimento dos próximos passos a serem dados com esse contato.
Sendo assim, os banners, backdrops, telas com videos, amostras e até balcões de atendimento são elementos e ferramentas de apoio para a comunicação em em feiras e eventos.
Caso seu evento não seja numa feira com um stand, poderá aplicar o mesmo conceito de criação de ambientes, pensando no espaço total do seu evento como um grande stand. Planeje os pontos de contato e um fluxo do seu cliente pelo espaço, de forma que ele seja envolvido pela sua mensagem.
Confúcio dizia : "Fale-me e eu esquecerei. Mostre-me e eu lembrarei. Envolva-me e eu compreenderei"
Portanto , a nossa missão não é falar e nem mostrar , e sim envolver o cliente num ambiente atraente e então, transmitir a mensagem que desejamos.
Como pode perceber, o stand ou a cenografia do espaço é uma peça de importância fundamental da comunicação nas feiras e eventos.
Um stand deve obedecer o que eu chamo de REGRA 3em3: Em 3 segundos, fazer 3 coisas:
1. Dizer claramente quem é você e qual o seu produto ou serviço
2. Atrair para perto o seu publico alvo.
3. Ajudar os que não são seu publico alvo a seguir em frente para não lotar seu stand.
Uma vez que seu cliente alvo está dentro do stand, o seu time de vendas/atendimento precisa estar bem treinado para fazer o pitch de vendas com eficiência.
Um pequeno treinamento antes do evento pode aumentar muito seus resultados. Fazer um brainstorm de frases de engajamento que fazem sentido ajuda muito. Pense nessas frases como seu fossem head-lines que fazem alguém querer parar e ler um artigo. Em seguida, estabeleça o tempo razoável de uma apresentação. Estabeleça a sequência da apresentação. Estabeleça os pontos vitais que devem ser citados. Pegue com o time de vendas as principais objeções e como superá-las. E informações todos devem saber sobre a concorrência.
Planeje como irá coletar os contatos. Ir para o evento com o time de atendimento preparado é subir o nível dos resultados após o evento.
Mas o trabalho não acabou ainda. E o trabalho de comunicação do PÓS EVENTO começa durante o evento. Estabeleça alguém que irá gerenciar a lista e direcionar os atendimentos e os retornos solicitados pelos clientes
PÓS EVENTO.
Antes do evento, você deve deixar prontas todas as peças de marketing, quer seja, e-mail, postagens, vídeos para serem disparados entre o primeiro e o segundo dia útil imediatamente após o evento. Com isso você mantém a mesma conexão e energia do contato feito na feira ou evento, para o processo comercial após o evento. A equipe comercial pode estar cansada , mas agora não é hora de relaxar. Tente programar momentos de descanso do time mais a frente ou antes do evento, para que agora, após a feira , o time esteja focado na "colheita".
Nessa fase, as ligações são importantes e cabem perfeitamente para fazer o fechamento das propostas e pedidos. As vendas originadas na feira podem ser registradas a parte para te ajudar no calculo de ROI ( Return on Investment) que é o retorno sobre o investimento. Basicamente dividir o total das vendas fechadas originadas na feira com o total gasto na feira.
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